10 dicas para precaver roubo de dados em sua empresa
Com medo de que seus dados possam ser vazados, então descubra 10 maneiras de prevenir vazamentos dentro de sua empresa.
DISPENSE OS DADOS QUE NÃO TÊM SERVENTIA
Cadastros inativos, de clientes que há anos deixaram de se relacionar com a empresa, devem ser descartados. Caso informações inúteis estejam impressas ou anotadas em cadernos e fichas, esses materiais devem ser triturados. Para arquivos digitais, a consultora do Sebrae alerta: “As áreas de TI têm de eliminar ou inativar os dados ou, ainda, torná-los anônimos, de modo que não possam ser relacionados a uma determinada pessoa”.
CONTROLE O ACESSO ÀS INFORMAÇÕES
Os dados úteis devem ser mantidos e organizados. Recomenda-se que o acesso seja restrito aos funcionários que realmente precisam deles, fazendo uso de login e senha individuais –que jamais devem ser compartilhados com outros. Esse protocolo inibe o uso indevido por parte de um empregado ou prestador de serviço e tem mais um propósito: reduzir a quantidade de computadores possivelmente infectados por vírus que são utilizados para acessar os arquivos.
BLOQUEIE O ACESSO DE QUEM NÃO TRABALHA MAIS NA EMPRESA
Quer o funcionário se demita ou seja demitido, assim que o desligamento ocorrer, ele não deve mais visualizar os dados confidenciais. O mesmo vale para prestadores de serviço.
USE SENHAS FORTES
Senhas fortes são aquelas com mais de oito dígitos e que precisam de algarismos, letras e sinais especiais, além de maiúsculas e minúsculas. Não devem ser arquivadas pelo sistema nem repetidas. A recomendação é substituí-las a cada três meses, no máximo.
NÃO DEIXE DADOS CONFIDENCIAIS NA ÁREA DE TRABALHO DO COMPUTADOR
Quanto mais escondidos os dados estiverem, menor é o risco de vazamento. A recomendação é que essas informações sejam salvas na rede da empresa.
ESQUEÇA AS OPÇÕES GRATUITAS DE ANTIVÍRUS E FIREWALL
Quando opta pela versão paga de qualquer um desses softwares ou serviços, o empreendedor tem mais garantias, de acordo com Pagano, da Zemus. “Essas ferramentas oferecem soluções de segurança mais robustas e os provedores assumem maior responsabilidade.” Isso acontece até com o email, segundo ele: “O email pago do Google é mais seguro que o gratuito”. Se houver vazamento, o empresário pode se defender perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados atestando que teve tanta preocupação com a segurança das informações que pagou por mecanismos que deveriam assegurála.
MESMO USANDO A NUVEM, CERTIFIQUE-SE DA SEGURANÇA OFERECIDA
Provedores dessa tecnologia investem em controles, portanto seria mais seguro para uma empresa salvar tudo online, e não em seus computadores e servidores físicos, afirma Pereira, da Mais Dados Digitais. Mesmo assim, ele alerta: “O pacote básico desse serviço pode não garantir toda a segurança de que uma empresa necessita. O gestor, auxiliado por um consultor de TI, deve avaliar a possibilidade de incluir a criptografia dos dados mais sensíveis, um firewall mais avançado e até um certificado digital”.
NO CELULAR, USE ANTIVÍRUS E NÃO SE ESQUEÇA DE FAZER BACKUP
Manter a tela bloqueada, com acesso apenas por senha ou biometria, é a primeira medida de segurança de quem usa o smartphone para trabalhar. É possível, ainda, proteger com outros códigos os arquivos armazenados, o WhatsApp e outros aplicativos. Assim como no computador, ter uma cópia de todas as informações salva na nuvem poupa dores de cabeça caso o aparelho seja perdido ou roubado.
AO DESCARTAR COMPUTADORES, SERVIDORES E SMARTPHONES, APAGUE TODOS OS ARQUIVOS
Mas é preciso fazer isso de modo que as informações não possam ser recuperadas depois. Para ter certeza de que a limpeza será definitiva, vale consultar um especialista em TI.
CERTIFIQUE-SE DE QUE SUA EQUIPE TAMBÉM SE PREOCUPA COM A SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES
Treinar os funcionários e explicar a importância de se manter o sigilo dos dados pessoais – deles mesmos, dos clientes e dos representantes dos fornecedores – é essencial. “Quem tem acesso às informações é corresponsável por seu uso. Mas, se o funcionário não entender isso, pode compartilhar um dado com quem não deve sem perceber a gravidade do que está fazendo”, alerta Fiorentini, do Sebrae. Isso também vale para prestadores de serviços. “Se acontecer um vazamento por meio de um terceiro, o ônus é da empresa que coletou as informações e as compartilhou com esse prestador de serviços”, afirma Pereira, da Mais Dados Digitais.
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