O Que é o Orçamento Por Atividades?

Ter um planejamento financeiro coerente é essencial para manter a sua empresa operacional, uma das metodologias para gerenciamento de recursos é adotar o sistema de orçamento por atividades também chamado de Orçamento ABB (Activity-Based Budgeting). Basicamente é um método em que os custos passam a ser associados com as atividades realizadas pela organização.

Como mencionei acima esse sistema pode ser conhecido também como Orçamento ABB e se caracteriza como uma metodologia em que os custos são atrelados às atividades realizadas pelo negócio. Nesse contexto as despesas são compiladas observando a base de atividades que se espera realizar. Em linhas gerais, tem como base as atividades e processos que são desenvolvidos pelo negócio.

O gestor que utiliza esse sistema deve observar quais são as atividades desempenhadas pela companhia e quais custos elas geram para somente então decidir o quanto do orçamento total será direcionado para cada uma. No entanto, deve ficar claro que a elaboração do orçamento por atividades não elimina a necessidade de realizar um orçamento convencional, apenas permite fazer um rateio mais coerente dos recursos.

Um dos principais benefícios que a adoção do orçamento por atividades traz para qualquer empreendimento é a possibilidade de traduzir as atividades realizadas pelo mesmo em valores sejam monetários, de energia, de recursos humanos entre outros. O empresário passa a ter um panorama mais completo sobre o que realmente precisa investir para ter uma empresa verdadeiramente produtiva.

Geralmente os gestores adotam esse sistema quando desejam ter mais eficiência nas atividades que são realizadas pelas suas organizações. Para que esse orçamento possa ser elaborado é crucial que os custos envolvidos em diferentes atividades sejam completamente justificados para que possam ser incluídos no escopo geral. Trata-se de um orçamento voltado para atividades e não para funções.

Para quem se interessou em usar esse sistema em sua empresa vou dar dicas de como é feito um orçamento por atividades a seguir.

Como esse orçamento se baseia na divisão dos recursos por atividades é crucial que fique claro o que é uma atividade no contexto corporativo do seu negócio. Conceitualmente, atividade para o Orçamento ABB consiste no uso de recursos como mão-de-obra, equipamentos ou outros recursos – em conjunto ou sozinhos – para o desenvolvimento de bens ou serviços.

Para que fique mais claro vou exemplificar através de algo corriqueiro numa companhia, o pedido de um cliente. A seleção do pedido do cliente envolve diferentes atividades como a emissão do pedido pelo vendedor que atendeu o cliente, a emissão de nota fiscal, a logística de entrega do produto para o consumidor, sistema de recebimento do pagamento e por fim a contabilidade dos custos e ganhos. São diversas atividades que precisam ser monitoradas e controladas pelo gestor.

Como foi possível perceber no tópico cada setor da sua organização contará com um número amplo de atividades que precisarão ser consideradas para a criação do orçamento. A melhor maneira de elaborar esse tipo de orçamento é desenvolver uma matriz de atividades para cada departamento.

Uma dica para que esse processo se torne o mais assertivo quanto possível é que haja diálogo entre o desenvolvedor da matriz e os componentes de cada setor da empresa. Colaboradores e gestores que atuam cotidianamente em cada departamento têm mais propriedade para conhecer quais são as atividades rotineiras que não podem deixar de constar no orçamento bem como qual a demanda de recursos financeiros para cada uma.

Com uma lista de atividades elaborada para a matriz chega o momento do desenvolvedor do orçamento conhecer os direcionadores de custos que basicamente são os fatores de influência para um maior ou menor volume de gastos. Um conhecimento fundamental para que o orçamento esteja apoiado em bases reais.

O processo se inicia com uma previsão do volume de vendas projetado para cada produto. O passo seguinte diz respeito a fazer a estimativa das atividades que devem ser feitas para que se alcance tal volume de vendas. O cálculo de custos deve ser pensado verificando os recursos que serão necessários para cada atividade seja desempenhada assertivamente para chegar a meta final.

Observando que esse tipo de orçamento está apoiado na estimativa de um volume de vendas lembro que é crucial que a empresa faça a projeção corretamente sem estipular nem muito acima e nem muito abaixo do que se mostra possível de conquistar. O orçamento precisa refletir a realidade.

Fonte: Marcus Marques

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